フロー開始
フローの開始方法についてまとめています。
1) フロー開始の設定
mfloowでは、業務手続きのことを「フロー」と呼びます。
フロー画面では、作成されたフローとそのタスク進捗を一覧で確認することができます。
フロー開始する方法
フロー開始には３パターンがあります。
対象者を選択・作成してフローを開始する方法
右上の「フロー開始」をクリックします。
フロー作成画面が表示されます。フロー作成は、「対象者」「フロータイプ」「フローテンプレート」を設定する必要があります。対象者が既に登録されている場合、「対象者を既存メンバーより選択」を選択します。
新しい一般メンバーアカウントを作成し、すぐにフローを開始するには、「対象者を新規メンバーとして作成」を選択し、メンバー名を入力します。
「対象者」とは、今回作成するフローの対象となる従業員のことです。
例）Aさんの入社フローを開始したい場合は、Aさんを「対象者」として選択してください。
「フローテンプレート」は、既に作成したフローテンプレートのことです。フローテンプレートを使う場合は、「フローテンプレートを利用する」を選択します。
「フロータイプ」は、フローのカテゴリーのことです。該当するフロータイプを選択し、該当するフローテンプレートを選択してください。
「フロー名」でフロー名を変更することもできます。※最大100文字まで
フローテンプレートによっては、「共有情報」の入力画面が表示されます。
「開始」ボタンをクリックすると、フローが開始されます。
対象者なしでフローを開始する方法
右上の「フロー開始」をクリックします。
フロー作成画面が表示されます。フロー作成は、「対象者」「フロータイプ」「フローテンプレート」を設定する必要があります。特定のメンバーを選択せずにフローを開始するには、「対象者を設定しない」を選択します。
こんな場合にオススメで事例：
- 住民税の年度更新
- 定期健康診断
- 給与計算
- 勤怠管理
- セミナー開催
- 36協定締結・届出
- 従業員代表選出
- ストレスチェック
- 規程改定
- 高年齢者・障害者雇用状況報告
- インフルエンザワクチン接種
- 公共交通機関の運賃改定時の対応
- 個人のタスク管理
「フローテンプレート」は、既に作成したフローテンプレートのことです。フローテンプレートを使う場合は、「フローテンプレートを利用する」を選択します。
「フロータイプ」は、フローのカテゴリーのことです。該当するフロータイプを選択し、該当するフローテンプレートを選択してください。
フローテンプレートによっては、「共有情報」の入力画面が表示されます。
「開始」ボタンをクリックすると、フローが開始されます。
対象者なしのフローは、フロー一覧画面に緑色のカレンダーアイコンで表示されます。
フロー一覧画面では、フローは対象者の有無でフィルタリングもできます。
フローテンプレートなしでフローを開始する方法
右上の「フロー開始」をクリックします。
フロー作成画面が表示されます。フロー作成は、「対象者」「フロータイプ」「フローテンプレート」を設定する必要があります。
対象者の設定が終わりましたら、フローテンプレートを使用せずにフローを開始したい場合は、「テンプレートを利用しない」を選択し、フロータイプを選択し、「フロー名」に対象のフローのタイトルを入力してから、「開始」ボタンをクリックします。
空白のフローが作成され、タスク、プロセス、共有情報などをその場で追加できます。
こんな場合にオススメで事例：
- 一度しか実行されないタスクのリスト
- 個人的な作業タスク用
- とりあえずフローを開始し詳細は後から作成してきたい場合
2) 共有情報を設定する
以下のフロー作成画面が表示されます。上から３つ目の設定欄「フローテンプレート」にて、先ほど共有情報を設定したフローテンプレートを選択してください。「共有情報」の設定欄と項目名が表示されますので、共有情報を入力し、「開始」をクリックしてください。
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【入力例】 |
すでにフローを開始した場合
「共有情報」を追加・編集したい場合は、フロー画面右側の「フロー詳細」＞「共有情報」にある「編集」のボタンをクリック、またはタスク詳細画面の「共有情報」にある「編集」のボタンをクリックします。
フロー詳細画面の場合：
タスク詳細画面の場合：
共有情報の編集画面がポップアップで表示されます。
項目を追加したい場合、「新しいアイテムを追加」のフィールドにタイトルを入力して「追加」ボタンをクリックします。
※フローの詳細画面で共有情報の項目を追加する場合、項目の説明と項目タイプを追加できません。説明を追加したい場合、フローテンプレートの詳細画面で追加します。
項目名を削除したい場合は、ゴミ箱のアイコンをクリックすることで削除ができます。
項目名の表示順序は、「共有情報」の項目名をドラッグ（右クリック長押し）することで自由に変更することができます。
フローのタスク管理
フローのタスク管理方法についてまとめています。
1) 閲覧制限を設定する
対象のタスク詳細画面で「閲覧制限」のトグルをクリックします。
トグルが緑色になって、閲覧制限がONに設定されます。タスク詳細とタスク名にロックアイコンも表示されます。
タスク管理者のみが、閲覧許可のオン/オフを切り替えることができます。
2) 担当者を設定する
担当者をタスクごとに追加したい場合
担当者を変更したいタスクの赤枠箇所をクリックしてください。担当者として追加できるメンバーが一覧で表示されますので、選択して「保存」をクリックしてください。担当者は複数選択することも可能です。
同じ担当者をまとめて追加したい場合
プロセス内の全タスクに同じ担当者を追加する場合は、プロセス上部の赤枠箇所「担当者一括登録」をクリックします。担当者として追加できるメンバーが一覧で表示されますので、選択して「保存」をクリックしてください。担当者は複数選択することも可能です。
3) トリガー期日を設定する
タスクのカレンダーアイコンをクリックすると、トリガー期日を設定することができます。
※トリガーは、期日を設定するための起点となる日（例えば入社日や内定日など）のことです。事前にトリガーと日数を指定しておくことで、フロー開始時にトリガーの日付が決まると期日が自動で設定されます。
4) タスクリマインダーを設定する
タスクリマインダーは、タスク期日より前の営業日にそのタスクの担当者へ通知が届く機能です。
※ 同一日付は設定できません
※ タスクの期日を設定されていない場合、リマインダー設定は可能ですが、稼働しません
※ 既に稼働済みのフローにタスクリマインダーを設定する場合はマイタスクやフローから設定します。
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タスクのリマインダーを受け取るには、右上プロフィールアイコンの「通知設定」画面から「マイタスク通知」をオンに設定する必要があります。 現在、タスクリマインダーの通知チャンネルは以下のものが対応されています：
設定した日の午前7時ごろ、選択したチャンネルにタスクリマインダーが届きます。 |
「マイタスク」または「フロー詳細」画面で対象のタスクを選択して、タスク詳細の「タスクリマインダー」にある「＋リマインダー」をクリックします。
期日の◯営業日前に通知するか日数を入力し、「追加」ボタンをクリックします。
タスク詳細に設定したリマインダーが表示されます。1つのタスクに最大3つのリマインダーを追加できます。
タスクリマインダーを削除したい場合、ポップアップまたはタスク詳細にあるゴミ箱アイコンをクリックします。
5) 関連タスクを設定する
タスク詳細の画面で「関連タスク」＞「関連付け」をクリックします。
「事前タスク」か「事後タスク」にある「タスク追加」をクリックします。
「タスク追加」のメニューから対象タスクを選択します。
追加された関連タスクがタスク詳細画面で表示されます。関連タスクを削除するには、ゴミ箱アイコンをクリックします。
6) チェックリストを設定する
フロー詳細画面が表示されますので、チェックリストを作成したいタスクをクリックしてください。
タスク詳細画面の中に、チェックリストが表示されます。「新しいアイテムを追加」に入力し、「追加」をクリックしてください。
チェックリストが追加されました。チェックリストは、自由に順序変更、内容修正、削除可能です。
7) 添付ファイルをアップロードする
対象タスクの三点リーダー＞「詳細」をクリックし、またはタスクのどこかをクリックして、タスクの詳細画面を開くこともできます。
タスク詳細画面にある「添付ファイル」＞「ファイル添付」をクリックし、タスクに追加したいファイルを選択してアップロードします。
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対応ファイル形式 |
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ファイルサイズの上限 |
5MB |
ファイルは自動的にタスクに追加され、タスクリストにペーパークリップのアイコンで表示されます。
8) コメントを追加する
mfloowでは、メンバーにコメント（メンション）を送信することができます。
「フロー」を選択し、フロー詳細のタスクの中から、コメントしたいタスクをクリックしてください。
タスク詳細の右下に、コメント欄が表示されます。「@」をクリックし、コメントを入力後に「送信」をクリックします。メール・アプリ内通知・Slack等の通知を受信者がONにしている場合、送信したコメントは受信者に通知されます。
「マイタスク」の画面について
マイタスクとは、自身もしくは特定のメンバーがアサインされているタスクのみに絞って表示することができる機能です。マイタスクを利用することによって、担当しているフローが増えて見落としがちになってしまう自分の担当タスクを簡単に管理できるようになります。
左上メニューの「マイタスク」をクリックすると、ご自身が担当しているタスクを確認することができます。現在のタスクは、期日の近いものから順に表示されます。タスク名をクリックすると、そのタスクが関連付けられている現在のフローが表示されます。
マイタスクからフローを開く方法
タスクのフローを新しいウィンドウで開くには、「︙」アイコンをクリックし、「フロー」を選択することができます。
マイタスクとして表示するメンバーを変えたい場合は、右上の「担当者」から自由に変更することができます。
※「担当者」を変更したとしても「閲覧制限」のかかっているタスクは、権限外の人には表示されません
タスクのグループにある「期日」はグループ内のタスクの直近の期日（※1）が表示されます。「未完了」はタスクのグループ内の現在の未完了タスクが表示されます。
（※1）期日が過ぎたものがある場合は、そちらの古いものを優先的に表示しております。
タスクのグループ内のタスクの期日が当日の場合、タスク名の横にオレンジで「本日まで」で表示され、タスクのグループ内に「本日まで」でも表示されます。
期限切れのタスクを含むタスクのグループは、タスク名の横に赤で「遅延」で表示され、期限切れのタスクの期日も赤で表示されます。
タスクの管理
タスクのグループ内の特定のタスクの詳細を開くには、そのタスクをクリックします。
タスクの期日を素早く変更するには、日付をクリックすると期日変更画面が表示されます。
タスクのステータス変更
タスクを「進行中」に設定する
タスクのステータスボタンをクリックして、「進行中」をクリックします。
ステータスが青色の「進行中」に変わります。
タスクをスキップする
タスクのステータスボタンをクリックして、「スキップ」をクリックします。
スキップしたタスクがマイタスクの画面からなくなりますが、フロー詳細を開いたらまた変更できます。
タスクを完了する
チェックマークをクリックしたら、タスクを完了します。
タスクのステータスボタンをクリックして、「完了」をクリックすることもできます。
完了したタスクがマイタスクの画面からなくなりますが、フロー詳細を開いたらまた変更できます。
フロー管理：更新・完了・削除
フローの更新・完了・削除方法についてまとめています。
1) フローのタスクを「進行中」に設定・スキップ・完了・削除する
タスクを「進行中」に設定する
タスクを 「進行中」に設定することは、そのタスクが現在作業中であることを示します。タスクのステータスをクリックして、「進行中」を選択します。
タスクを一括進行中にしたい場合
対象のプロセスにあるグレーのチェックアイコンをクリックし、「一括進行中」をクリックします。
タスクをスキップする
タスクをスキップしたい場合、タスクのステータスをクリックして「スキップ」をクリックします。
タスクを一括スキップしたい場合
対象のプロセスにあるグレーのチェックアイコンをクリックし、「一括スキップ」をクリックします。
プロセス内の全てのタスクは「スキップ」のステータスに設定されます。
タスクを完了する
チェックマークをクリックしたら、タスクを完了します。
タスクのステータスをクリックして「完了」を選択することもできます。
未完了のチェックリストがある場合
タスク完了時に未完了のチェックリストがある場合、確認のポップアップが表示されます。それでもタスクを完了したい場合は、「完了する」をクリックします。
チェックリストが全て完了になる場合
チェックリストが全て完了すると、タスク自体を完了するようダイアログが表示されます。
タスクを一括完了したい場合
対象のプロセスにあるグレーのチェックアイコンをクリックし、「一括完了」をクリックします。
プロセス内の全てのタスクは「完了」のステータスに設定されます。
完了したタスクを未完了に戻す場合は、タスクのステータスをクリックし、「進行中」または「未着手」のステータスに変更します。
タスクを削除する
タスクを削除するには、三点リーダーをクリックして「削除」を選択します。
ポップアップの内容を確認し、「削除」ボタンをクリックします。
2) フローを完了する
フローには、「進行中」と「完了」の二つのタブがあります。「進行中」にあるフローは、フロー内のタスクが全て完了すると「完了」タブに自動で移動されます。
全てのタスクが完了していないフローを強制的に完了にする方法
フローの一覧画面にて、完了させたいフローの「･･･」をクリックします。表示されたメニューの中から「完了」をクリックします。
最終確認のアラートが表示されます。そのままフローを完了する場合は、「完了」をクリックしたら完了です。
該当のフローは「完了」のタブに移動されます。
3) フローを削除する
フローの一覧から、削除したいフローにある三点ボタンをクリックし、「削除」を選択します。
※三点ボタンが見つからない場合は、画面領域が狭いことが考えられます。その場合、横スクロールで表示されます。
ポップアップの内容を確認し、「削除」ボタンをクリックしたらフローを削除します。
