4. フロー開始・設定

フローのタスク管理

フローのタスク管理方法についてまとめています。

1) 閲覧制限を設定する

対象のタスク詳細画面で「閲覧制限」のトグルをクリックします。

トグルが緑色になって、閲覧制限がONに設定されます。タスク詳細とタスク名にロックアイコンも表示されます。

2) 担当者を設定する

担当者をタスクごとに追加したい場合

担当者を変更したいタスクの赤枠箇所をクリックしてください。担当者として追加できるメンバーが一覧で表示されますので、選択して「保存」をクリックしてください。担当者は複数選択することも可能です。

同じ担当者をまとめて追加したい場合

タスクまたはプロセス名の上にマウスカーソルを移動してチェックボックスを左側に表示させ、チェックボックスをクリックして選択します。

必要なタスクを選択したら、画面下部の「担当者」をクリックします。

ポップアップメニューから新しい担当者を選択し、「保存」をクリックします。

プロセス内のすべてのタスクを選択するには、プロセス名の横のボックスをクリックします。

プロセス内のすべてのタスクを選択解除するには、プロセス名の横のボックスをクリックします。

全プロセスの全タスクを一度に選択するには、画面上部の「全タスク選択」を選択します。

フロー全体から全ての選択を解除するには、緑色の「選択タスク」エリア内にあるXアイコンをクリックします。

3) 期間を設定する

開始日

タスクの「開始日」は、そのタスクが開始された日、または開始される日を指します。開始日は、フロー内で直接入力または編集できるほか、フローテンプレートの期日設定を通じて自動設定することも可能です。フローテンプレート内での開始日の設定方法の詳細については、こちらの記事をご参照ください。

カレンダーから日付を選択するには、カレンダーのアイコンをクリックし、表示されるカレンダーから日付を選択します。

カレンダーで開始日を選択すると、期日の選択に自動的に移行します。開始日と期日の間の期間は、カレンダー上で薄緑色の帯で表示されます。

日付を直接入力するには、日付入力欄をクリックしても入力します。

「更新」ボタンをクリックしてタスクの期間を保存します。

期日

タスクの「期日」は、そのタスクの締め切りを示します。この日付はフロー画面から編集できるほか、フローテンプレートのトリガー設定に基づいて自動的に設定することも可能です。フローテンプレート内での期日の設定方法の詳細については、こちらの記事をご参照ください。

カレンダーから日付を選択するには、カレンダーのアイコンをクリックし、表示されるカレンダーから日付を選択します。

開始日がすでに設定されている場合、カレンダー上で開始日から期日までの期間が薄い緑色の帯で表示されます。

開始日が設定されていない場合、カレンダーから選択できるのは期日のみです。開始日を設定するには、開始日欄をクリックして日付を選択してください。

日付を直接入力するには、日付入力欄をクリックして入力します。

複数のタスクの期日を変更する場合
期日を変更したい各タスクの左側にあるチェックボックスをクリックします。

表示される一番下のメニューから、「期日 」を選択します。

期日を設定し、「保存」をクリックします。

プロセス内のすべてのタスクを選択するには、プロセス名の横のボックスをクリックします。

プロセス内のすべてのタスクを選択解除するには、プロセス名の横のボックスをクリックします。

フロー全体から全ての選択を解除するには、緑色の「選択タスク」エリア内にあるXアイコンをクリックします。

4) タスクリマインダーを設定する

タスクリマインダーは、タスク期日より前の営業日にそのタスクの担当者へ通知が届く機能です。

※  同一日付は設定できません

※  タスクの期日を設定されていない場合、リマインダー設定は可能ですが、稼働しません

※  既に稼働済みのフローにタスクリマインダーを設定する場合はマイタスクやフローから設定します。

「マイタスク」または「フロー詳細」画面で対象のタスクを選択して、タスク詳細の「タスクリマインダー」にある「＋リマインダー」をクリックします。

期日の◯営業日前に通知するか日数を入力し、「追加」ボタンをクリックします。

タスク詳細に設定したリマインダーが表示されます。1つのタスクに最大3つのリマインダーを追加できます。

タスクリマインダーを削除したい場合、ポップアップまたはタスク詳細にあるゴミ箱アイコンをクリックします。

5) 関連タスクを設定する

タスク詳細の画面で「関連タスク」＞「関連付け」をクリックします。

 「事前タスク」か「事後タスク」にある「タスク追加」をクリックします。

「タスク追加」のメニューから対象タスクを選択します。

 追加された関連タスクがタスク詳細画面で表示されます。関連タスクを削除するには、ゴミ箱アイコンをクリックします。

6) チェックリストを設定する

フロー詳細画面が表示されますので、チェックリストを作成したいタスクをクリックしてください。
タスク詳細画面の中に、チェックリストが表示されます。「新しいアイテムを追加」に入力し、「追加」をクリックしてください。

チェックリストが追加されました。チェックリストは、自由に順序変更、内容修正、削除可能です。

7) 添付ファイルをアップロードする

対象タスクの三点リーダー＞「詳細」をクリックし、またはタスクのどこかをクリックして、タスクの詳細画面を開くこともできます。

タスク詳細画面にある「添付ファイル」＞「ファイル添付」をクリックし、タスクに追加したいファイルを選択してアップロードします。

ファイルは自動的にタスクに追加され、タスクリストにペーパークリップのアイコンで表示されます。

8) コメントを追加する

mfloowでは、メンバーにコメント（メンション）を送信することができます。

フローにあるタスクを開きます。タスク詳細の右側に、コメントタブが表示され、クリックしてコメントのタブが開きます。タブを閉じるには、「コメント」タブのアイコンをもう一度クリックします。

メンションを付けたい場合

• 手動：「@」記号を入力し、対象ユーザーを選択します。
• 「@」のアイコンをクリックし、対象ユーザーを選択します。

コメントを入力後に「送信」をクリックします。メール・アプリ内通知・Slack等の通知を受信者がONにしている場合、送信したコメントは受信者に通知されます。　

※ 文字数の制限：1,000 文字

「マイタスク」について

マイタスクとは、自身もしくは特定のメンバーがアサインされているタスクのみに絞って表示することができる機能です。マイタスクを利用することによって、担当しているフローが増えて見落としがちになってしまう自分の担当タスクを簡単に管理できるようになります。

マイタスクの画面

左上メニューの「マイタスク」をクリックすると、ご自身が担当しているタスクを確認することができます。現在のタスクは、期日の近いものから順に表示されます。タスク名をクリックすると、そのタスクが関連付けられている現在のフローが表示されます。

マイタスクのビュー

リストの使い方

リスト表示は、「マイタスク」画面のデフォルトの表示です。

タスクのグループ内の特定のタスクの詳細を開くには、そのタスクをクリックします。

タスクの期日確認

タスクのグループにある「期日」はグループ内のタスクの直近の期日（※1）が表示されます。「未完了」はタスクのグループ内の現在の未完了タスクが表示されます。

（※1）期日が過ぎたものがある場合は、そちらの古いものを優先的に表示しております。

タスクのグループ内のタスクの期日が当日の場合、タスク名の横にオレンジで「本日まで」で表示され、タスクのグループ内に「本日まで」でも表示されます。

期限切れのタスクを含むタスクのグループは、タスク名の横に赤で「遅延」で表示され、期限切れのタスクの期日も赤で表示されます。

タスクの期日を素早く変更するには、日付をクリックすると期日変更画面が表示されます。

タスクのステータス変更

タスクを「進行中」に設定する

タスクのステータスボタンをクリックして、「進行中」をクリックします。

ステータスが青色の「進行中」に変わります。

タスクをスキップする

タスクのステータスボタンをクリックして、「スキップ」をクリックします。

スキップしたタスクがマイタスクの画面からなくなりますが、フロー詳細を開いたらまた変更できます。

タスクを完了する

チェックマークをクリックしたら、タスクを完了します。

タスクのステータスボタンをクリックして、「完了」をクリックすることもできます。

完了したタスクがマイタスクの画面からなくなりますが、フロー詳細を開いたらまた変更できます。

カレンダーの使い方

リストビューからカレンダービューに切り替えるには、右上のカレンダーアイコンをクリックします。

タスクは期日に応じてカレンダーに表示され、現在のステータスに応じて色分けされます。

白色の日付は営業日を示し、灰色の日付は休日を示します。「営業日」設定内で、営業日と休日を指定できます。

単一のタスクをクリックすると、そのタスクの詳細画面が表示されます。同じ期日を共有するタスクが3つ以上ある場合、「他 ... 件」が表示され、クリックすると、その日に期日を迎える残りのタスクの一覧が表示されます。

ビューのコントロール

前の月または次の月を表示するには、左右の矢印アイコンをクリックします。

現在の月に戻るには、「本日」アイコンをクリックします。

保存したフィルターでタスクを表示するには、タブをクリックします。

リスト表示に戻すには、右上のリストアイコンをクリックします。

タスクレポートの使い方

タスクレポートビューに切り替えるには、右上のチェックリストアイコンをクリックします。

タスクレポートとは、日々の業務内容や進捗状況を可視化・共有するための機能です。タスクは、その日の更新状況と期限に基づいて、3つのカテゴリに分類されます。

完了タスク

タスクのステータスが完了に変更されると、このカテゴリ内に表示されます。

特定のタスクのアクティビティログを表示するには、タスク名をクリックすると、ドロップダウン形式で表示されます。

対応タスク

タスクのステータス（「完了」以外）、工数入力、コメント、またはチェックリストが更新されると、このカテゴリ内に表示されます。

タスクのアクティビティログを表示し、どのような変更が行われたかを確認するには、そのタスクをクリックしてアクティビティログがドロップダウン形式で表示されます。

明日期限タスク

期日が明日で、自分が担当のタスクがこのカテゴリ内に表示されます。

タスクの詳細を確認するには、タスク名をクリックして新しいタブで開きます。

フィルターの使い方（リスト・カレンダー）

右上のフィルターアイコンを選択すると、担当者、フローステータス、期間、フロー、フロータイプ、トリガー名とトリガー日付の期間で表示されるフローをフィルターすることもできます。

※「担当者」を変更したとしても「閲覧制限」のかかっているタスクは、権限外の人には表示されません

選択したフィルター設定をすぐに適用するには、「絞り込み」ボタンをクリックします。

フィルターの保存

フィルターを保存するには、「フィルター保存」ボタンをクリックします。

ポップアップでフィルター名を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

保存されたフィルターはタブとして追加されます。保存したフィルターのタブ名をクリックすると、フィルターを切り替えることができます。

保存済みフィルターを編集または削除するには、三点ボタンをクリックすると、現在の保存済みフィルター一覧が表示されます。

フィルターの名前を編集するには、鉛筆アイコンをクリックします。

フィルターを削除するには、ゴミ箱アイコンをクリックします。

フィルターの表示順序を変更するには、フィルター名の左側にマウスを合わせ、クリックしたままドラッグして目的の位置に移動します。

フロー管理：更新・完了・削除

フローの更新・完了・削除方法についてまとめています。

1) フローのタスクを「進行中」に設定・スキップ・完了・削除する

タスクを「進行中」に設定する

タスクを 「進行中」に設定することは、そのタスクが現在作業中であることを示します。タスクのステータスをクリックして、「進行中」を選択します。

タスクをスキップする

タスクをスキップしたい場合、タスクのステータスをクリックして「スキップ」をクリックします。

タスクを一括スキップしたい場合

更新したいタスクの横のチェックボックスをクリックし、左下の「ステータス」をクリックして「スキップ」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。

プロセス内のすべてのタスクを選択するには、プロセス名の横のボックスをクリックします。

プロセス内のすべてのタスクを選択解除するには、プロセス名の横のボックスをクリックします。

フロー全体から全ての選択を解除するには、緑色の「選択タスク」エリア内にあるXアイコンをクリックします。

タスクを完了する

チェックマークをクリックしたら、タスクを完了します。

タスクのステータスをクリックして「完了」を選択することもできます。

タスクを削除する

タスクを削除するには、三点リーダーをクリックして「削除」を選択します。

ポップアップの内容を確認し、「削除」ボタンをクリックします。

2) フローを完了する

フローには、「進行中」と「完了」の二つのタブがあります。「進行中」にあるフローは、フロー内のタスクが全て完了すると「完了」タブに自動で移動されます。

全てのタスクが完了していないフローを強制的に完了にする方法

フローの一覧画面にて、完了させたいフローの「･･･」をクリックします。表示されたメニューの中から「完了」をクリックします。

最終確認のアラートが表示されます。そのままフローを完了する場合は、「完了」をクリックしたら完了です。

該当のフローは「完了」のタブに移動されます。

3) フローを削除する

フローの一覧から、削除したいフローにある三点ボタンをクリックし、「削除」を選択します。

※三点ボタンが見つからない場合は、画面領域が狭いことが考えられます。その場合、横スクロールで表示されます。

ポップアップの内容を確認し、「削除」ボタンをクリックしたらフローを削除します。