3. フローテンプレート作成

テンプレート作成

フローテンプレートの作成方法についてまとめています。

1) レシピとは？

mfloowでは、フローテンプレートを簡単に作成するための雛形を「レシピ」と言います。各種業務の汎用的なテンプレートを「レシピ」として公開しています。レシピを利用することで、フローテンプレートを１から構築する必要なく、自社に合ったフローテンプレートを簡単に作成することができます。

テンプレートレシピの例はこちらでご覧いただけます。
作りたいフローテンプレートに合ったレシピがない場合には、オリジナルのフローテンプレートを1から作成することも可能です。

例）自社のアルバイト入社に関するフローテンプレートを作成したい場合
レシピ一覧から「入社フロー」の「テンプレート作成」をクリックすることで、入社時に必要なタスクリストが作成されます。そちらをベースに、自社用にカスタマイズすることで、アルバイト入社に関するフローテンプレートの作成が完了します。

2) フローテンプレートを作成する

管理画面の左メニューより「フローテンプレート」→「テンプレート作成」をクリックします。

レシピ一覧が表示されます。既存のレシピからフローテンプレートを作成する場合は、「テンプレート作成」をクリックします。一からオリジナルのフローテンプレートを作成する場合は、下部の「テンプレート作成」をクリックします。

「フロータイプ選択」では、レシピをフロータイプに基づいて絞り込むことができます。複数のフロータイプを同時に選択することも可能です。

希望のテンプレート名を入力し、今回作成したいテンプレートに該当するフロータイプを選択した後、「新規作成」をクリックします。

既存のレシピから作成している場合、フローテンプレートが作成されます。

オリジナルのフローテンプレートを一から作成する場合は、「プロセス追加」をクリックします。
「プロセス」とは、フローテンプレート内に作成されるタスクを分類するカテゴリーのことです。例えば、入社手続きに関するフローテンプレートを作成する場合は「内定から契約まで」「入社手続き」などのプロセスを作成し、それぞれのプロセス内にタスクを分類することで、わかりやすくタスク進捗を管理することができます。

希望のプロセス名の入力と、アイコンを追加し、「保存」をクリックします。

画面左上に作成したプロセスが追加されました。他にもプロセスがある場合は、「＋」をクリックすることで追加できます。

プロセスの作成が完了したら、続いて「タスク追加」をクリックします。

タスク追加の画面でタスクの情報を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

フローテンプレートの一括作成する方法

1) CSVテンプレートのダウンロード方法

管理画面の左メニューより「フローテンプレート」→「一括作成」をクリックします。

「ダウンロード」＞「CSVテンプレート」にある「ダウンロード」をクリックし、CSVのフローテンプレートファイルをダウンロードします。

2) CSVテンプレートのファイルに情報を入力する方法

ダウンロードしたファイルを開き、CSVガイドを参照しながら情報を追加します。

CSVガイド

3) フローテンプレートCSVをアップロードする方法

「アップロード」＞「ファイルを選択またはドラッグ＆ドロップ」でフローテンプレートCSVを追加し、ポップアップで内容を確認して「実行」をクリックします。

ファイルが正常にアップロードされると、確認メッセージが表示されます。

ファイルアップロードエラーの場合

フローテンプレートファイルが正しく入力されていない場合、エラーメッセージが表示され、エラーの詳細が表示されます。

エラーメッセージをクリックすると、エラーの詳細がポップアップで表示されます。

指定されたエラー検知の詳細を参考にCSVファイルを変更し、再度アップロードします。

テンプレート詳細設定

フローテンプレートの詳細設定方法についてまとめています。

1) フロー閲覧制限を設定する

フロー閲覧制限とは？

閲覧制限が「オン」の場合、担当者以外は閲覧することは出来ません。ウォッチ登録している方も閲覧制限時は閲覧することは出来ません。尚、閲覧制限はフロー化されて初めて制限がかかります。フローテンプレート上では設定は出来ても制限はかかりません。

フロー画面の右側にある「詳細」ボタンをクリック、または対象のフロー詳細画面にある三点リーダーをクリックし、「詳細」を選択します。

「閲覧制限」のトグルをクリックします。

トグルが緑色になって、閲覧制限がONに設定されます。フロー詳細とフロー名にロックアイコンも表示されます。

2) 共有情報を設定する

「共有情報」とは？

フローの各担当者に共有したい情報を自由に入力することができるメモ機能です。

例えば、フローテンプレートに「PC」と共有項目を設定しておくと、フロー開始時に入力欄が表示されるようになります。入力欄には「Windows」と入力することで、共有情報として「PC：Windows」とフロー詳細に表示されます。

共有情報は、いつでも追加・編集が可能です。

「共有情報」の設定方法

フローテンプレートに共有情報の項目を設定する

まずはフローテンプレート一覧の中から、共有情報を設定したいフローテンプレートをクリックします。フローテンプレート画面が表示されますので、画面右側の「フローテンプレート詳細」＞「共有情報」にある「編集」のボタンをクリックします。


「共有情報」のポップアップで設定したい項目名を入力し、「追加」をクリックします。ここで追加した項目は、フロー開始時の「共有情報」欄の項目名として入力されます。項目は、複数追加することが可能です。

共有情報項目の項目タイプと項目の説明

項目を追加したら、項目名か項目名の下にあるフィールドをクリックします。

項目の設定が表示されます。

共有情報の項目に追加された設定は、フロー開始時に表示されます。

フローテンプレートの「共有情報」を追加・削除する方法

共有情報を編集したいフローテンプレート画面で右側の「フローテンプレート詳細」＞「共有情報」にある「編集」のボタンをクリックします。

共有項目を新しく追加したい場合は、「共有情報」の「編集」をクリックしてポップアップで入力し、「追加」をクリックしてください。共有項目を削除したい場合は、ゴミ箱のアイコンをクリックすることで削除することができます。

共有情報に未入力がある場合：リマインダー設定

共有情報リマインダーとは、リマインド日に未入力の共有情報がある場合に通知する機能です。トリガーの日付までに入力する必要のある共有情報がある場合にお使いいただけます。
※フロー内の担当者として設定されているメンバーにリマインダー通知が届きます

フローテンプレートまたはフローの共有情報の編集画面で「リマインダー設定」のタブをクリックします。

「リマインダー設定」の画面で、リマインダーを上限3件まで設定可能です。対象のトリガーを選択し、日数を入力し、営業日前または日前を設定しましたら「追加」をクリックします。

リマインダー一覧に表示されます。削除したい場合は、ゴミ箱のアイコンをクリックして削除します。

共有情報リマインダーが設定されたフローは、フロー詳細画面内に表示されるアイコンでも示されます。

3) プロセスを設定する

プロセスとタスクについて

プロセスとは、フロー内で表示されるタスクをまとめる上位カテゴリーのことです。
※下記のうち赤線箇所をプロセスと呼びます。

プロセスの追加・変更のやり方

プロセスの追加はプロセスアイコンが並んでいる横の「＋」をクリック、プロセス名の変更はプロセス名の横の「 ︙ 」をクリックすることで可能です。「プロセス名」「アイコン」「備考」をそれぞれ入力し、「保存」をクリックし完了です。

プロセスの並べ替え：タスクリスト

タスクリストから直接プロセスグループを並べ替えるには、プロセスタイトルをクリックしたままにしておきます。

プロセスのタイトルを、プロセスを移動させたいプロセスグループの最終タスクの下にドラッグしたら緑色の線が表示されます。

マウスのクリックを離すと、プロセスが移動されます。

プロセスの並べ替え：プロセスアイコン

移動したいプロセスのアイコンにマウスを合わせます。

アイコンをクリックしたまま希望の位置までドラッグし、マウスのクリックを離します。

プロセスが移動されます。

テンプレートのタスク管理

フローテンプレートのタスク管理方法についてまとめています。

1) タスク閲覧制限を設定する

対象のタスク詳細画面で「閲覧制限」のトグルをクリックします。

トグルが緑色になって、閲覧制限がONに設定されます。タスク詳細とタスク名にロックアイコンも表示されます。

タスク管理者のみが、閲覧許可のオン/オフを切り替えることができます。

2) 担当者を設定する

フローテンプレート内のタスクに担当者を追加することで、フロー開始すると自動でタスクに担当者は追加されます。そのため、自社内で基本的にタスクの担当者が同じ場合には、まずフローテンプレートに担当者を追加しましょう。

フローテンプレートの担当者設定の方法

左上メニューから「フローテンプレート」をクリックします。フローテンプレートの一覧が表示されますので、担当者を設定したいフローテンプレートをクリックしてください。フローテンプレートの作成方法は、こちらの「フローテンプレートを作成する」をご覧ください。

担当者は、タスクごとに追加する方法と、一括で追加する方法があります。

担当者をタスクごとに追加したい場合

担当者を変更したいタスクの赤枠箇所をクリックしてください。担当者として追加できるメンバーが一覧で表示されますので、選択して「保存」をクリックしてください。担当者は複数選択することも可能です。

同じ担当者をまとめて追加したい場合

プロセス内の全タスクに同じ担当者を追加する場合は、プロセス上部の赤枠箇所「担当者一括登録」をクリックします。担当者として追加できるメンバーが一覧で表示されますので、選択して「保存」をクリックしてください。担当者は複数選択することも可能です。

3) 期日を設定する

左メニューから「フローテンプレート」をクリックすると、フローテンプレートの一覧が表示されます。その中から、期日を設定したいテンプレートをクリックします。

フローテンプレートの詳細画面が表示されます。期日を設定したいタスクのカレンダー部分をクリックすると、期日登録画面が表示されるため、トリガーと期日を設定してください。

タスクの期日を一括登録・変更する方法

左メニューから「フローテンプレート」をクリックすると、フローテンプレートの一覧が表示されます。その中から、期日を設定したいテンプレートをクリックします。


フローテンプレートの詳細画面が表示されます。最上部のカレンダーをクリックすると、期日一括登録画面が表示されるため、トリガーと期日を設定してください。

トリガーについて

トリガーは、期日を設定するための起点となる日（例えば入社日や内定日など）のことです。

事前にトリガーと日数を指定しておくことで、フロー開始時にトリガーの日付が決まると期日が自動で設定されます。

（例えばトリガーを入社日とし、入社日の10日前までにと設定しておくと、入社日を入力することで期日が自動的に設定される仕組みです。）

トリガーは利用するフロータイプごとにデフォルトで用意されていますが、新たに追加することも可能です。

フロータイプ別のデフォルトのトリガー一覧

フローテンプレート：トリガーの作成・削除

トリガーの作成・設定方法（タスク一覧より）

対象のフローテンプレート画面にあるトリガーを作成したいタスクを選択し、またはタスクのカレンダーアイコン/トリガーを選択します。

タスク一覧から直接クリックする場合：

タスクの「期日」にある「トリガー」にカーソルを合わせ、新規に作成したいトリガー名を入力して「...を追加する」をクリックします。

下にあるセレクトボックスで期日起算を設定できます。

その下にあるセレクトボックスでトリガーのタイミングも設定できます。

トリガーの削除方法（タスク一覧より）

フローテンプレート上で削除します。
対象のフローテンプレート上のタスクを選択、またはタスクのカレンダーアイコン/トリガーににカーソルを合わせます。

タスク詳細画面の「期日」にある「トリガー」にカーソルを合わせると選択肢が表示されるので、削除したいトリガー名にある✖️アイコンをクリックし、ポップアップで「削除」ボタンをクリックします。

タスク一覧から直接トリガー日をクリックする場合：

フローテンプレート：トリガーの作成・並び替え・削除（詳細より）

「フローテンプレート詳細」にある「トリガー」でトリガーを編集することもできます。

トリガーの作成

「編集」ボタンをクリックします。

作成したいトリガー名を入力し、「追加」ボタンをクリックします。

トリガーのリストに表示されます。

トリガーの並び替え

フローテンプレートの詳細画面またはトリガーの編集画面で、対象のトリガーの左側をクリックしてドラッグすることで、トリガーを並べ替えることができます。

フローテンプレートの詳細画面：

トリガーの編集画面：

トリガーの削除

トリガー編集画面で対象のトリガーにあるゴミ箱アイコンをクリックします。

ポップアップで内容を確認し、「削除」ボタンをクリックします。

フロー開始後にトリガーを変更する方法

フロー開始後にトリガーである入社日や初出社日などが変更になった場合、変更することができます。

対象フローの画面の右側にある「トリガー」の「編集」ボタンをクリックします。

日付を変更したいトリガーを再設定できます。新しいトリガー日付に合わせてタスクの期日も再設定したい場合、「トリガーの日付変更時にタスクの期日を再設定」をチェックします。

※ デフォルトではチェックされています

チェックが入っている場合は、トリガーに紐づくタスクの期日が全て再設定されます。

複数のトリガーがある場合は、対象のトリガーの左側をクリックしてドラッグすることで、トリガーを並べ替えることができます。

4) タスクリマインダーを設定する

タスクリマインダーは、タスク期日より前の営業日にそのタスクの担当者へ通知が届く機能です。

※  同一日付は設定できません

※  タスクの期日を設定されていない場合、リマインダー設定は可能ですが、稼働しません

※ フローテンプレートに追加または削除されたタスクリマインダーは、既に開始されたフローには反映されません。設定変更後に開始されるフローにのみ反映されます。

対象のフローテンプレート画面でタスクリマインダーを設定したいタスクを選択します。

タスク詳細の「タスクリマインダー」にある「＋リマインダー」をクリックします。

期日の◯営業日前に通知するか日数を入力し、「追加」ボタンをクリックします。

タスク詳細に設定したリマインダーが表示されます。1つのタスクに最大3つのリマインダーを追加できます。

タスクリマインダーを削除したい場合、ポップアップまたはタスク詳細にあるゴミ箱アイコンをクリックします。

5) 関連タスクを設定する

関連タスクとは自分のタスクと関連があるタスクを設定することで、相手のタスクの完了を自分に通知、自分のタスクの完了を相手に通知するための機能です。

事前タスクを設定すると、その事前タスクが完了した時に自分に通知が届きます。事後タスクを設定すると、自分のタスクが完了した時にその事後タスク管理者に通知が届きます。

※但し、自分で完了したものは自分に通知は届きません。

関連タスクの設定方法

対象のフローテンプレート画面で関連タスクを設定したいタスクを選択します。

タスク詳細の画面で「関連タスク」＞「関連付け」をクリックします。

 「事前タスク」か「事後タスク」にある「タスク追加」をクリックします。

「タスク追加」のメニューから対象タスクを選択します。

追加された関連タスクがタスク詳細画面で表示されます。関連タスクを削除するには、ゴミ箱アイコンをクリックします。

6) チェックリストを設定する

対象のフローテンプレート画面でチェックリストを設定したいタスクを選択します。

タスク詳細画面の中に、チェックリストが表示されます。「新しいアイテムを追加」に入力し、「追加」をクリックしてください。

チェックリストが追加されました。チェックリストは、自由に順序変更、内容修正、削除が可能です。