1. メンバー登録・アカウント設定

メンバー作成

標準管理者アカウントとメンバーアカウントの設定方法についてまとめています。

1) 標準管理者を作成する

※新規標準管理者を作成する時、メールアドレス登録認証が必須です。招待してメールアドレス認証されて初めて標準管理者として利用可能になります。

新たに標準管理者を作成したい場合

左上メニューから「メンバー」をクリック後、「新規作成」をクリックします。

メンバー情報画面が表示されます。「権限」から「標準管理者」をクリックしてください。「保存」をクリックしたら登録完了です。

管理者のタイプ

オーナー	オーナーは管理者において最上位の権限を持っており、mfloow内のすべての情報が閲覧でき、全ての機能を利用することができます。閲覧制限がかかったフローやタスクも担当者でなくても閲覧・編集することが可能です。オーナーは各社で最低でも1名いる必要があります。 ※企業アカウント作成され最初に登録されるメンバーはオーナーとなります。
標準管理者	mfloowを利用して管理業務を行うメンバーのことです。標準管理者は、以下を除くmfloow内のすべての機能を利用することができます。標準管理者ができないこと：オーナーの権限変更することは出来ない。閲覧制限がかかったフロー、タスクの閲覧は出来ない。企業情報・営業日の設定・IPアドレス制限の設定は編集できない。
テンプレート管理者	mfloowを利用して、フローテンプレートの作成や、担当するフローの閲覧・編集のみが可能なメンバーのことです。テンプレート管理者ができること所属しているワークスペース内で、フローテンプレートまたは自分が担当するタスクが含まれているフローのみ閲覧・編集が可能。所属しているワークスペースでフローテンプレートを作成することが可能。所属しているワークスペースでフロー開始することが可能。対象者へメールを送れる。テンプレート管理者ができないこと自分が担当しているタスクが含まれているフロー以外を閲覧・編集することは出来ない（フローが自作のフローテンプレートから開始された場合でも）メンバー作成することが出来ない。メンバーページの閲覧・編集することが出来ない。閲覧制限がかかったフロー、タスク（自担当以外）の閲覧は出来ない。権限変更することは出来ない。ワークスペースを作成・編集することは出来ない。設定（共通設定・外部サービス連携等）を編集することは出来ない。
フロー管理者	mfloowを利用して担当フローのみを閲覧・編集できるメンバーのことです。フロー管理者ができること所属しているワークスペースの担当フロー（担当タスクが含まれているフロー）のみが閲覧編集が可能。所属しているワークスペースでフロー開始することが可能。対象者へメールを送れる。フロー管理者ができないこと自分が担当しているタスクが含まれているフロー以外を閲覧・編集することは出来ない。メンバー作成することが出来ない。フローテンプレートを閲覧することが出来ない。メンバーページの閲覧・編集することが出来ない。閲覧制限がかかったフロー、タスク（自担当以外）の閲覧は出来ない。権限変更することは出来ない。ワークスペースを作成・編集することは出来ない。設定（共通設定・外部サービス連携）を編集することは出来ない。
タスク管理者	mfloowを利用して担当タスクのみを閲覧・編集できるメンバーのことです。タスク管理者ができる所属しているワークスペースの担当タスクのみが閲覧編集が可能。所属しているワークスペースでフロー開始が可能。対象者へメールを送れる。タスク管理者ができないこと担当タスク以外の閲覧編集することが出来ない。メンバー作成することが出来ない。フローテンプレートを閲覧することが出来ない。メンバーページの閲覧・編集することが出来ない。閲覧制限がかかったフロー、タスク（自担当以外）の閲覧は出来ない。権限変更することは出来ない。企業情報・営業日の設定・IPアドレス制限の設定は編集できない。設定（共通設定・外部サービス連携・チーム）を編集することは出来ない

機能別権限

作成済のメンバーを標準管理者に変更したい場合

左上メニューから「メンバー」をクリック後、変更したいメンバーをクリックします。

メンバー詳細画面が表示されますので、「編集」をクリックしてください。

「権限」を「標準管理者」「フロー管理者」もしくは「タスク管理者」に変更してください。「保存」をクリックしたら変更完了です。

※「一般」以外の権限はメールアドレス登録認証が必須です。
※オーナーへの権限変更は、オーナーのみが可能です。

注意点

「標準管理者」「フロー管理者」または「タスク管理者」の権限から「一般」に変更すると、メンバーがログインできなくなります。

※「一般」権限でタスクの担当者だった場合、ビックリアイコンが表示されます。

04-MemberTasktoGen

管理者メンバー（標準管理者・フロー管理者・タスク管理者）を削除する場合

「標準管理者」か「オーナー」の権限を持っているアカウントは他の管理者メンバーを削除できます。

※ 自分自身は削除不可

※ 標準管理者がオーナーを削除することは不可

管理者メンバーを削除しても、フローの履歴は残ります：

対象者
タスクの担当者
コメント等

削除されたメンバーは、「在籍状況: 退職等」と同じように赤いワーニングアイコンが付くようになってます。

2) 一般メンバーを作成する：個別作成

「一般」のメンバーとは、フロー対象者としてmfloow上で管理されるメンバーのことです。

一般メンバーは、mfloow上で操作をすることはできません。

管理画面の左メニューより「メンバー」→「新規作成」をクリックします。

メンバー作成画面が表示されます。メンバー情報を入力してください。

「姓」「名」の入力は必須ですが、他の管理者がフローを開始しやすくするため、できるだけ多くの情報を入力することを推奨します。

メンバーのプロフィールアイコンについて

プロフィール画像を設定するには、プロフィールのアイコンをクリックします。

プロフィール画像をアップロードする場合、「カスタム画像設定」ボタンをクリックします。

アバターカラーを選択する場合、メンバーのアイコンは姓の最初の文字と選択した色で表示されます。

※ 画像や色が指定されていない場合、メンバーにはランダムなプロファイルアイコンの色が設定されます。

3) メンバーを作成する：一括作成

左上メニューから「メンバー」をクリック後、「一括作成・編集」をクリックします。

① 「一括作成」or「一括編集」を選択し、②csvファイルをダウンロードします。csvファイルを作成もしくは編集し、③でアップロードします。

④ アップロードが失敗した場合はエラー内容を確認の上、修正を行ってください。

⚠️ メンバー一括編集を行う場合、変更前のcsvファイルを保存しておくことをお勧めします。誤って編集した場合に元に戻すことが可能です。

ゲスト機能について

ゲストの作成

対象メンバーのプロフィールを開き、権限のメニューで「ゲスト」を選択して「保存」ボタンをクリックします。メンバーのプロフィールに登録されているメールアドレスに認証メールが届きます。

※在籍状況は「入社前」または「在籍中」以外はログインできません。

ゲストの画面

ゲストがログインすると、そのメンバーに割り当てられたタスクにアクセスできるようになります。

※ ゲストは、「マイタスク」、プロフィール、通知設定にのみアクセスできます。

各タスクの詳細ページでは、ゲストは閲覧のみの権限を持っており、タスクの詳細を変更することはできません。しかし、ファイルを添付したり、チェックリストのアイテムを完了したり、コメントを作成したり、タスクのステータスを変更することができます。

ワークスペース機能

ワークスペース機能の使い方についてまとめています。

ワークスペース機能とは？

「ワークスペース」は、タスク、フロー、フローテンプレートを異なるスペースに分けることができる機能です。これにより、「人事」、「経理」、「情シス」などの部署毎での利用することができます。

特定のワークスペース内で作成されたフローテンプレート、フロー、およびタスクは、そのワークスペースのワークスペースユーザーのみが閲覧または編集できます。

注意点

アプリ内の通知は、現在いるワークスペースと異なる通知の場合、通知メニューをクリックするとワークスペースが切り替わり正常に遷移します。
「ゲスト」メンバーの場合、割り当て元のワークスペースに関係なく、割り当てられたすべてのタスクが「マイタスク」画面に表示されます。

ワークスペースの追加・編集・削除方法

ワークスペースの追加方法

左側のメニューにある「ワークスペース」をクリックして「ワークスペース管理」をクリック、または「設定」画面の「共通設定」にある「ワークスペース」をクリックします。

メニューの場合：

共通設定の場合：

「ワークスペース」の画面で「追加」をクリックします。

「新規ワークスペース追加」のポップアップで、ワークスペース名を入力します（最大20文字）。ワークスペースのアイコンをクリックすると、ワークスペースカラーも設定できます。「追加」ボタンをクリックしてワークスペースを作成します。ワークスペースを作成したメンバがデフォルトで追加されます。

注意点

β版ではワークスペースは最大2件（1件のみ追加可能）と制限されております。
ワークスペース名を重複させることはできません。
ワークスペースユーザーは「オーナー」、「標準管理者」、「フロー管理者」、および「タスク管理者」アカウントのみが対象となり、スペースに追加またはスペースから削除できます。（「一般」「ゲスト」はワークスペースユーザーの対象外です）
現在、フローテンプレートは、異なるワークスペース間で共有またはコピーできません。必要な場合は、mfloowサポートまでお問い合わせください。

ワークスペースの編集方法

「ワークスペース」の画面で編集したいワークスペースの3点リーダーをクリックし、「ワークスペース編集」をクリックします。

「ワークスペース編集」のポップアップが表示されます。ワークスペース名またはワークスペースカラーを変更したら、「更新」のボタンをクリックして編集が保存されます。

ワークスペースの削除方法

「ワークスペース」の管理画面で、削除したいワークスペースの3点リーダーをクリックし、「ワークスペース削除」をクリックします。

※ ワークスペースにフローやフローテンプレートが含まれている場合、「ワークスペースの削除」は選択できません。

ポップアップで内容を確認して「削除」のボタンをクリックします。

注意点

ワークスペースは、ワークスペース内にご利用中のフロー、フローテンプレートがある場合、削除できません。すべてのフローとフローテンプレートが削除されて初めて削除できます。
ワークスペースは一度削除されると復元できません。

ワークスペースの切り替え方法

左側のメニューの「ワークスペース」に現在使用中のワークスペース名が表示されます。

ワークスペース名をクリックすると、現在所属しているワークスペースの一覧が表示されます。

別のワークスペースに切り替えるには、対象のワークスペース名をクリックします。

注意点

ワークスペースを切り替えると、フロー開始のテンプレート選択肢はその切り替え先のテンプレートに変更されています。
ワークスペースを切り替えると、フィルター条件がリセットされデータの再取得を行います。

ワークスペースユーザーとは？

「ワークスペースユーザー」は、特定のワークスペースに追加されているメンバーのことです。ワークスペース内のワークスペースユーザーは、アカウント種類に応じて以下の権限を持ちます。

	オーナー	標準管理者	テンプレート管理者	フロー管理者	タスク管理者
ワークスペースの作成	〇	〇	×	×	×
ワークスペースの削除	△ 所属ワークスペースのみ	△ 所属ワークスペースのみ (ワークスペースメンバーの中にオーナーがいる場合削除できない)	×	×	×
ワークスペースメンバーの登録	△ 所属ワークスペースのみ	△ 所属ワークスペースのみ	×	×	×
ワークスペースメンバーの削除	△ 所属ワークスペースのみ	△ 所属ワークスペースのみ (オーナー権限のワークスペースメンバーは削除できない)	×	×	×
ワークスペースユーザーとして登録されていないワークスペース内のフローやフローテンプレートの閲覧・編集	×	×	×	×	×
ワークスペースユーザーとして登録されているワークスペース内のフローやフローテンプレートの閲覧・編集	〇	△ 担当者ではない閲覧制限がかかったフロー、タスクの閲覧・編集はできない	担当フローのみ閲覧・編集が可能	担当フローのみ閲覧・編集が可能	担当タスクのみ閲覧・編集が可能

ワークスペースユーザーの追加・削除方法

左側のメニューにあるワークスペース名をクリックして「ワークスペースユーザー設定」をクリック、「ワークスペース」画面で対象のワークスペースのワークスペースユーザー数、または右側にある3点リーダーをクリックして「ユーザー設定」をクリックします。

メニューの場合：

ワークスペース管理画面の場合：

ワークスペースユーザーの追加

ワークスペースユーザー管理画面が表示されます。ワークスペースにメンバーを追加したい場合、「追加」の欄をクリックして、メンバーリストから選択、またはメンバー名を入力してクリックするとメンバーが追加されます。

ワークスペースユーザーの削除

ワークスペースユーザー管理画面でメンバー名の右側にあるゴミ箱アイコンをクリックします。

ポップアップで内容を確認し、「削除」ボタンをクリックしてワークスペースから削除されます。

注意点

標準管理者はオーナー権限のワークスペースユーザーをワークスペースから削除できません。
ワークスペース内でタスクを担当されているメンバーが削除されると、タスクの担当者が「ワークスペースに未所属」となります。
編集者自身が所属しないワークスペースに関しては、対象メンバーのワークスペース所属の削除をすることは不可能です。
メンバーを作成する時、管理者権限の場合ワークスペース設定フィールドが表示され、1 つ以上のワークスペースを設定する必要があります。
- 一般・ゲスト権限から管理者権限に変更する場合 1 つ以上のワークスペースを設定する必要もあります。
管理者権限から一般・ゲスト権限に変更した場合、そのメンバーを所属するワークスペースから削除されます。
初回ログインの場合、一番最初に登録されたワークスペースが表示されます
- ログイン後は直近いたワークスペースが表示されます

共通設定

共通設定の設定方法についてまとめています。

1) 企業情報を設定する

「設定」＞「共通設定」にある「企業」画面で企業の情報を編集することができます。

2) 部署を設定する

管理画面の左下メニューの「設定」をクリックします。設定画面が表示されますので、変更したい「部署」の「追加」をクリックします。

新たに追加する部署の「部署名」と「部署コード*」を入力してください。

※部署コードとは、部署名を一意の値とするためのコードのことです。部署コードを作成しておくことで、組織内で同一名称の部署名が存在する場合でも判別することができるようになります。

また、追加したい部署の上位階層となる部署がある場合は、そちらを選択して「保存」をクリックしてください。

3) 役職を設定する

管理画面の左下メニューの「設定」をクリックします。
設定画面が表示されますので、「役職」の「追加」をクリックします。

追加したい役職名を入力し、「保存」をクリックして完了です。

「管理職」をチェックすると、管理職の役職として保存されます。

ユーザーが自身の役職を編集する方法

管理画面の右上メニューより「プロフィール」→「編集」をクリックします。

「役職」を変更後、「保存」をクリックして完了です。

4) 雇用形態を設定する

管理画面の左下メニューの「設定」をクリックします。設定画面が表示されますので、変更したい「雇用形態」の「追加」をクリックします。

追加したい雇用形態名を入力し、「保存」をクリックして完了です。

ユーザーが自身の雇用形態を編集する方法

管理画面の右上メニューより「プロフィール」→「編集」をクリックします。

「雇用形態」を変更後、「保存」をクリックして完了です。

5) 拠点を設定する

管理画面の左下メニューの「設定」をクリックします。
設定画面が表示されますので、「拠点」の「追加」をクリックします。

追加したい拠点名を入力し、「保存」をクリックして完了です。

ユーザーが自身の拠点を編集する方法

管理画面の右上メニューより「プロフィール」→「編集」をクリックします。

「拠点」を変更後、「保存」をクリックして完了です。

6) 営業日を設定する

フローの期日が正しく把握するように、営業日を設定することが必要です。

画面左下メニューの「設定」をクリックします。設定画面が表示されますので、表示されたメニューの中から「営業日」をクリックします。表示された項目に従ってチェックすることで、営業日を設定することができます。

創業記念日や年末年始など、追加したい休日がある場合は、右側の「追加」をクリックします。

「休日名」「開始日」「終了日」をそれぞれ入力します。
その休日が毎年繰り返される場合は「毎年繰り返す」にチェックをし、「保存」をクリックして設定完了です。

7) フロータイプ

フロータイプとは、フローを分類するための「カテゴリー」のことです。フロータイプを設けることで、何のフローが動いているのか担当者にとっては理解しやすくなります。フローの種類ごとにデフォルトで設定されており、フローテンプレート作成時とフロー作成時に必須で選択する必要があります。

フロータイプ例：
・入社
・オンボーディング
・退職
・休職

※フロータイプはデフォルトで設定されているため、追加・削除はできません。